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  • Einfach. Besser. Informiert.

    Jetzt ist es noch leichter, Kontakte zu knüpfen und Netzwerke in ganz Mecklenburg-Vorpommern zu spannen. Der Business-Kalender zeigt aktuelle Veranstaltungen auf einen Blick. Geben Sie einfach Eventname, Ort oder Unternehmen in der Suche ein und finden Sie die interessantesten Veranstaltungen.

Checklisten für gelungene Veranstaltungen

Veranstaltungen sind wichtige Instrumente der Unternehmens-Kommunikation, um in direkten Kontakte mit den Zielgruppen zu treten. Nutzen Sie dieses Instrument, um ...

Notwendige Schritte

Um ein Event erfolgreich zu organisieren, sind drei wesentliche Schritte erforderlich:

  1. Erarbeitung eines Eventkonzepts
  2. Ablaufplanung
  3. Follow-Up

Das ist überschaubar und bedarf auch in seiner Realisierung nur wenig Aufwandes, um wirklich erfolgreich zu sein. Dennoch: Planung ist in der Event-Organisation das A und O. Und wer sich keine professionelle Agentur leisten kann oder will, wird nicht umhin kommen, diese Planung selbst in die Hand zu nehmen.

Erarbeitung eines Eventkonzepts

Das Event muss im Rahmen der Unternehmens-Kommunikation des Gesamtunternehmens stehen. Dazu ist die Konzeption des Events inhaltlich und visuell an der Corporate Identity (CI) auszurichten.

Was so gestelzt klingt, ist eigentlich ganz einfach und auch Sie selbst erwarten es: Das Event braucht ein Umfeld, das eindeutig und unzweifelhaft mit dem veranstaltenden Unternehmen in Verbindung gebracht wird. Wenn an den Wänden des Saales Dekorationselemente des örtlichen Schützenvereins hingen, aber keine Hinweise auf den Veranstalter, würden Sie vermutlich ebenso irritiert sein, wie es Ihre Gäste wären. Bringen Sie Schilder an, wie der Veranstalter heißt; markieren Sie das betreuende Personal durch Uniformen und/oder Namensschilder, verwenden Sie typische Symbole und Farben, die möglichst zweifelsfrei Ihrem Unternehmen zugeordnet werden können, und ... und ... und...

Ziele

Formulieren Sie die Ziele klar und messbar.
Verzichten Sie auf vage Formulierungen, wie "Wir wollen mehr verkaufen, deshalb laden wir Bestandskunden zum gemeinsamen Sit-In ein.". Nutzen Sie stattdessen deutliche Zielformulierungen, wie beispielsweise "Wir wollen in dieser Veranstaltung 30 Leads generieren.".

Zielgruppen

Grundsätzlich ist eine Zielgruppe eine mehr oder weniger genau bestimmte Gruppe von Marktteilnehmern, an die sich ein Angebot oder eine Werbemaßnahme richtet. Der größte Unterschied besteht zwischen Werbung für Endverbraucher (Business-to-Customer) und Werbung für und an Unternehmen (Business-to-Business). Vor allem die Gruppe der Endverbraucher muss dabei noch wesentlich stärker differenziert werden. Dabei können demographische Daten, wie Alter, Geschlecht, Einkommen, Alter, Schulbildung, und viele andere Faktoren ebenso genutzt werden, wie die Segregation durch unternehmensspezfische Daten, wie etwa den erzielten Umsatz oder bekanntes (oder vorausgesetztes) Interesse für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen.

Bestimmen Sie klar und unmissverständlich die Zielgruppen, an die Sie sich richten wollen. Verzichten Sie auf "unsere Kunden", sondern benennen Sie die Gruppen so konkret wie möglich, beispielsweise "Kunden, die mindestens 10.000 Euro/Jahr Umsatz bei uns machen".

  • Potenzielle Kunden
  • Kunden
  • Medien
  • Kooperationspartner
  • Mitarbeiter des Unternehmens
  • Potenzielle Mitarbeiter (Hochschulabgänger, qualifizierte Fachkräfte, etc.)
  • Interessierte Öffentlichkeit

Je klarer Sie die Zielgruppe bestimmen können, desto einfacher wird das Durchführungskonzept, und desto erfolgreicher werden Sie vermutlich sein, denn jede Zielgruppe hat unterschiedliche Vorstellungen vom gleichen Gegenstand (Produkt, Dienstleistung, Unternehmen, etc.).

Botschaft

Nachdem Sie die Ziele und Zielgruppen bestimmt haben, widmen Sie sich der Botschaft. Was wollen Sie aussagen? Was sollen Ihre Gäste am Ende der Veranstaltung mitnehmen?
Nutzen Sie diese Botschaft als "roten Faden" für Ihre gesamte Veranstaltung. Stimmen Sie das Umfeld (Raum, Ausstattung, Schmuck, etc.) darauf ab und lassen Sie die Botschaft auch in den Referaten und Präsentationen immer wieder auftreten.

Ablaufplanung

Eventplanung

Auch die Ablaufplanung kann grob in drei Schritte gegliedert werden.

  • Schritt 1: Vorbereitung/Grobplanung
  • Schritt 2: Finale Planung/Durchführung
  • Schritt 3: Erfolgskontrolle/Follow-Up

Schritt 1: Vorbereitung/Grobplanung

In diesem Schritt setzen Sie sich mit Ihren Wünschen und Zielen auseinander. Was soll die Veranstaltung erreichen? Wie können Sie die Ziele erreichen? Welche Mittel wollen Sie verwenden? Wo wollen Sie die Veranstaltung durchführen?
Sie müssen diese Fragen nicht abschließend lösen, aber Sie sollten ein klares Bild entwickeln, was Sie wollen, und wie Sie es erreichen können.

Empfehlung: Bekannte Probleme sind (fast) gelöste Probleme!
Notieren Sie in einem Brainstorming alle Hindernisse, Probleme, Fehlschläge und Unwägbarkeiten, die der Realisierung Ihres Ziels im Weg stehen könnten. Nachdem Sie diese Liste zusammen gestellt haben, können Sie Handlungsalternativen entwerfen, um die Probleme erfolgreich umgehen oder sogar beseitigen zu können.

Planen Sie diesen Schritt etwa 3-6 Monate vor dem Beginn des Events ein.

Schritt 2: Finale Planung/Durchführung

Ändern Sie das Grobkonzept nicht mehr, sondern bestimmen Sie letzte Feinheiten Ihres Events. Klären Sie, ob der riesige Saal wirklich benötigt wird; oder - viel besser - ob der ausgewählte Raum nicht zu klein ist. Kümmern Sie sich darum, dass alle externen Referenten abschließend über Veränderungen informiert werden, und dass alle benötigten Mittel in ausreichender Anzahl zur Verfügung stehen.

Planen Sie diesen Schritt im unmittelbaren Anschluss an den ersten Schritt, und verfolgen Sie ihn bis zum Tag des Events.

Schritt 3: Follow-Up

Das Event ist über die Bühne. Jetzt gilt es, die Erfolge zu messen und zu prüfen, welche weiteren Schritte sich ableiten lassen, um das Event in klingende Münze umzuwandeln.

Planen Sie diesen Schritt spätestens 2 - 3 Wochen nach dem Event ein.

Erfolgskontrolle (Follow-Up)

Erfolgskontrolle (Follow Up)

Das war's! Das Event ist vorbei, die Gäste zu Hause, der Saal aufgeräumt, das Lampenfieber vergessen. Alle sind glücklich, dass bei den Präsentationen nichts schief ging. ... Und nun?
Die Veranstaltung war teuer und aufwändig - und ganz sicher nicht Selbstzweck. Deshalb ist es jetzt wichtig, die gewonnenen Erkenntnisse zu sortieren und schriftlich zu fixieren, um den maximalen Nutzen herauszuziehen.

Events liefern wichtige Informationen, die zu Controllingzwecken und zur Positionsbestimmung des Unternehmens genutzt werden sollten. Arbeiten Sie diese Informationen in einer abschließenden "Manöverkritik-Besprechung" im verantwortlichen Team heraus, und geben Sie die gewonnenen Informationen an die Fachabteilungen weiter.

Lassen Sie die Erkenntnisse unbedingt in die Planung des nächsten Events einfließen!

Übrigens: Es gibt keine perfekten Events! Man könnte rückblickend immer etwas verbessern oder noch mehr Nutzen herausziehen. Deshalb ist es besonders wichtig, dass Sie diese Erkenntnisse festhalten, solange sie detailliert präsent sind, um die Erfahrungen in die nächsten Events einfließen zu lassen.

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